1. Die Gemeinde Ilvesheim und ihre Amtsträger dürfen Spenden, Geschenke und sonstige Zuwendungen nur insoweit und in dem Umfang annehmen, als diese der gemeindlichen Aufgabenerfüllung dienen.

2. Die Gemeinde Ilvesheim und ihre Amtsträger dürfen dem Geber (Spender/Sponsor) einen Vorteil für seine Spende (Geschenk, Zuwendung) weder versprechen noch in Aussicht stellen. Daher darf die Einwerbung oder Annahme einer Spende, Schenkung oder einer ähnlichen Zuwendung im Zusammenhang einer zurückliegenden, gegenwärtigen oder künftig absehbaren Dienstausübung der Gemeinde Ilvesheim und ihrer Amtsträger nicht erfolgen; dies gilt auch dann, wenn die Spende, Schenkung oder ähnliche Zuwendung nach dem Willen des Gebers an einen Dritten (Verein, Verband, kirchliche Einrichtung, Interessengemeinschaft etc.) weitergeleitet werden soll.

3. Im Sinne der vorstehenden Ziffer 2 muss sichergestellt sein, dass ein zurückliegender, gegenwärtiger oder künftig absehbarer Bezug zwischen Geber(Spender/Sponsor) und einer dienstlichen Handlung der Gemeinde bzw. des Amtsträgers nicht hergestellt werden kann. Sämtliche Fachämter der Gemeindeverwaltung sollten im konkreten Fall in dieser Hinsicht vor Annahme der Spende abgefragt werden.

4. Die Einwerbung und die Entgegennahme des Angebots einer Spende, Schenkung, einer ähnlichen Zuwendung sowie einer Sponsoringvereinbarung obliegt allein dem Bürgermeister bzw. im Verhinderungsfalle seinem Stellvertreter. Eine Übertragung dieser Zuständigkeit auf sonstige Bedienstete der Gemeinde oder andere Amtsträger (Schulleiter, Feuerwehrkommandant, Kindergartenleiterin etc.) ist nicht zulässig. Ergeht an diese Personen ein entsprechendes Angebot, ist der potentielle Spender (Sponsor) an den Bürgermeister bzw. seinen Stellvertreter zu verweisen.

5. Über die tatsächliche Annahme der Spende (des Geschenks, der Zuwendung, der Sponsoringvereinbarung) entscheidet der Verwaltungsausschuss. Soweit die Entscheidung des Verwaltungsausschusses nicht sofort bzw. zeitnah getroffen werden kann, ist sie vom Bürgermeister - sofern die Voraussetzungen nach den vorstehenden Ziffern 1 bis 4 erfüllt sind – unter dem „Vorbehalt der späteren Zustimmung des Verwaltungsausschusses“ anzunehmen. Daraus folgt, dass eine etwa gewünschte Spendenbescheinigung erst zu dem Zeitpunkt (nachträglich) erteilt werden kann, wenn die Zustimmung des Verwaltungsausschusses vorliegt.

6. Kleinspenden bis zu 100 Euro im Einzelfall können gesammelt und in zusammengefasster Form dem Verwaltungsausschuss periodisch – mindestens aber einmal im Jahr zur Beschlussfassung vorgelegt werden.

7. Der vom Geber (Spender/Sponsor) beabsichtigte Zweck der Spende, der Schenkung oder der ähnlichen Zuwendung ist dem Verwaltungsausschuss im Rahmen der Beschlussfassung über die Annahme zu erläutern und im Übrigen im Sitzungsprotokoll zu vermerken.

8. Sofern im Rahmen der Entscheidung nach vorstehender Ziffer 5 das öffentliche Wohl oder berechtigte Interessen Einzelner tangiert wird, ist in nichtöffentlicher Sitzung Beschluss zu fassen.

9. Die Gemeinde erstellt jährlich einen Bericht über sämtliche Spenden, Geschenke, sonstige Zuwendungen, in welchem die Geber (Spender, Sponsoren) die Zuwendungen der Höhe nach und die Zuwendungszwecke angegeben sind; der Bericht ist der Rechtsaufsichtsbehörde als Anhang zum jährlich vorzulegenden Rechenschaftsbericht zu übergeben.

10. Für Sponsoring-Verträge gelten noch folgende Besonderheiten:

a. Die Auswahl möglicher Sponsoren muss nach objektiven Kriterien erfolgen und darf nicht von sachfremden Erwägungen beeinflusst werden (breite Streuung durch Ansprache potentieller Interessenten).

b. Die Sponsoring-Vereinbarung ist stets in Schriftform abzuschließen und vom Verwaltungsausschuss zu beschließen. Ziel und Zweck des Sponsorings sind darin nachvollziehbar darzustellen und Leistung (des Sponsoren) und Gegenleistung (der Gemeinde) sind unmissverständlich zu definieren. Es ist ausgeschlossen, dass der Sponsor Vorgaben für die Erfüllung bestimmter öffentlicher Leistungen macht oder in sonstiger Weise hierauf Einfluss nimmt.

c. Es ist stets zu prüfen, ob ein Zusammenhang mit einer aktuellen oder künftigen Maßnahme der betroffenen Verwaltung besteht oder konkret herstellbar ist. Ein entsprechender Hinweis über die in diesem Sinne erfolgte Prüfung ist in die Vereinbarung mit aufzunehmen.

d. Die Entscheidungsträger und die Beschäftigten der Verwaltung dürfen keine individuellen Vorteile im Zusammenhang mit dem Sponsoring erhalten.

Ilvesheim, 24. Mai 2006

Roland Esche
Bürgermeister